Configurer un assistant
Tout ce qui se règle est sur la page de l'assistant, sous Mes Assistants. Voici la liste des sections, dans l'ordre où elles apparaissent.
Configuration et consommation
Le résumé : la part du forfait déjà utilisée sur la période, le numéro ou la clé du widget, le nombre d'entrées de connaissances et le nombre de rendez-vous et messages en attente. À 80 % du forfait vous recevez un e-mail ; à 100 % l'assistant cesse de répondre et prévient ceux qui appellent ou écrivent.
Comment l'assistant se comporte
- Nom de l'entreprise — comment l'assistant dit pour qui il répond.
- Langue des réponses — portugais, anglais, espagnol ou français. Au téléphone, définit aussi la voix et la reconnaissance vocale. Si le client parle une autre langue, l'assistant s'adapte.
- Ton — décrivez-le avec vos mots : « formel », « chaleureux et direct, vouvoiement ».
- Première phrase — ce que l'appelant entend au décroché ; dans le chat, ce qui s'affiche à l'ouverture si le site n'a pas son propre message. Vide, une phrase suggérée avec le nom de l'entreprise est utilisée.
- Phrase avant le transfert (téléphone) — dite juste avant le transfert.
- Règles — quoi dire et ne pas dire, une règle par ligne. Les services et les prix vont dans la base de connaissances ; ici, le comportement. Exemples : « Ne jamais donner de prix de soins par téléphone : dire qu'ils dépendent d'une évaluation. » « Si l'on demande une personne, transférer immédiatement. »
Vos numéros (téléphone)
Les numéros qui sonnent sur cet assistant, où vont les transferts, et si les appels sont enregistrés (désactivé par défaut ; un enregistrement est une donnée personnelle de l'appelant). Sans destination de transfert, l'assistant prend un message au lieu de transférer.
Vos sites (chat)
Chaque site a sa clé et sa liste de domaines autorisés. Ici vous copiez le code à coller, approuvez un domaine où le widget a été vu, et changez le titre, le message d'accueil et la couleur. Avec le forfait Ultra, le chat n'affiche pas notre marque.
Horaires d'ouverture
Quand vous êtes ouvert, par jour de la semaine, avec fuseau horaire. En dehors, l'assistant ne propose ni ne confirme de rendez-vous — il le dit et propose le prochain créneau d'ouverture. Laissez tout activé si vous prenez des rendez-vous à toute heure.
Ce que l'assistant sait
La base de connaissances. Collez horaires, adresse, services, prix, conditions, questions fréquentes — un titre et un texte à la fois. L'assistant répond uniquement à partir de là.
Tester l'assistant
Parlez-lui par écrit, comme un appel ou comme un chat. Rien n'est enregistré ni décompté du forfait. Quand vous demandez un rendez-vous, le tableau de bord dit « ici le rendez-vous serait enregistré » au lieu de l'enregistrer.
En attente, et Conversations et appels
Ce que l'assistant a recueilli — rendez-vous, messages, demandes de contact — et chaque conversation ou appel complet, avec ce qui a été dit. Marquez chaque demande comme traitée quand l'équipe y a donné suite.
Envoyer vers vos outils
À partir du forfait Pro : chaque rendez-vous, message et contact peut être envoyé à une adresse de votre choix, signé — voir Intégrations.
Journal des modifications
Avec le forfait Ultra : qui a changé quoi, et quand — les instructions, les sites, les horaires, les transferts, les envois. Il inclut les modifications faites par notre équipe lors d'une installation.