Répondeur téléphonique

Il décroche quand personne ne peut : il prend et annule des rendez-vous, note des messages, répond aux questions sur votre activité et passe l'appel à une personne quand il le faut. Il parle la langue de l'appelant.

Mise en service

Contrairement au chat, le téléphone ne s'installe pas tout seul : il faut un numéro, et un numéro portugais exige un enregistrement auprès du régulateur avec des documents de l'entreprise. Après l'achat d'un forfait :

Vous recevez un avis dans le tableau de bord indiquant que nous nous occupons du numéro.
Nous faisons l'enregistrement et configurons le numéro.
Vous recevez un e-mail dès qu'il décroche. Cela prend généralement quelques jours ouvrés.

Vous avez déjà un numéro que vos clients connaissent ? Encore mieux : demandez à votre opérateur de rediriger les appels vers le numéro que nous vous donnons. Vos clients continuent d'appeler le numéro habituel et l'enregistrement n'est plus nécessaire.

Ce qu'il fait

Répond aux questions à partir de ce que vous lui avez appris (horaires, adresse, tarifs).
Prend et annule des rendez-vous, en répétant toujours le jour, l'heure et le nom avant d'enregistrer.
Note des messages quand il ne sait pas répondre ou qu'on demande à être rappelé.
Passe l'appel dès qu'on le demande, ou s'il sent que l'appelant est mécontent. Il n'insiste pas.

Rendez-vous et messages apparaissent dans votre tableau de bord. Rien ne reste seulement dans un enregistrement.

Lui apprendre

Comme pour le chat : dans Ce que sait l'assistant, collez vos horaires, votre adresse, vos tarifs et les questions les plus fréquentes. Au téléphone, cela compte encore plus : l'appelant ne peut pas lire votre site en parlant.

Un conseil : écrivez les nombres comme on les dit. « Deux un zéro, zéro zéro zéro » se lit mieux à voix haute que « 210 000 ».

Transférer à une personne

Indiquez-nous vers quel numéro doivent aller les appels transférés. Sans numéro, l'assistant prend un message au lieu de transférer : il ne laisse jamais un appel tomber dans le silence.

Enregistrement des appels

Il est désactivé. Un enregistrement est une donnée personnelle de l'appelant, pas la vôtre, et dans l'Union européenne il doit être annoncé au début de l'appel. Si vous voulez l'activer, dites-le nous : nous conviendrons aussi de la durée de conservation.

Les transcriptions restent toujours disponibles dans le tableau de bord, même sans enregistrement.

Limites

Chaque forfait inclut un nombre de minutes décrochées par mois et un nombre d'appels simultanés.

À 80 %, vous recevez un e-mail.
À 100 %, l'assistant cesse de décrocher et l'appelant entend un message poli.

Un appel n'est jamais coupé en pleine phrase à cause de la limite : s'il ne reste pas assez de minutes pour une conversation utile, l'appel n'est pas décroché du tout.