Atendedor de chamadas

Atende o telefone quando ninguém pode: marca, desmarca, tira recados, responde a perguntas sobre o seu negócio e passa a chamada a uma pessoa quando é preciso. Fala no idioma de quem liga.

Como se põe a funcionar

Ao contrário do chat, o telefone não se instala sozinho — precisa de um número, e um número português exige um registo junto do regulador com documentos da empresa. Depois de comprar o plano:

1. Recebe um aviso no painel a dizer que estamos a tratar do número.
2. Nós tratamos do registo e configuramos o número.
3. Recebe um email quando estiver a atender. Normalmente demora alguns dias úteis.

Já tem um número que os seus clientes conhecem? Melhor ainda: peça à sua operadora para reencaminhar as chamadas para o número que lhe damos. Os seus clientes continuam a ligar para o número de sempre e o registo deixa de ser preciso.

O que o atendedor faz

• Responde a perguntas a partir do que lhe ensinou (horários, morada, preços, condições).
• Marca e desmarca — confirma sempre o dia, a hora e o nome antes de gravar.
• Tira recados quando não sabe responder ou quando lhe pedem que alguém ligue de volta.
• Passa a chamada a uma pessoa assim que lho pedirem, ou se perceber que quem liga está aborrecido. Não insiste.

Marcações e recados aparecem no painel. Nada fica só na gravação.

Ensinar o atendedor

Igual ao chat: em O que o assistente sabe, cole horários, morada, preços e as perguntas mais frequentes. Ao telefone isto conta ainda mais — quem liga não pode ler o seu site enquanto fala.

Um conselho: escreva os números como se dizem. "Duzentos e dez, zero zero zero, zero zero" é lido melhor do que "210 000 00".

Transferir para uma pessoa

Indique-nos para que número devem ir as chamadas transferidas. Se não indicar nenhum, o atendedor tira um recado em vez de transferir — nunca deixa a chamada cair em silêncio.

Gravação de chamadas

Vem desligada. Uma gravação é um dado pessoal de quem liga, não seu, e na União Europeia tem de ser anunciada no início da chamada. Se quiser ligá-la, diga-nos e combinamos também durante quanto tempo as gravações são guardadas.

As transcrições ficam sempre disponíveis no painel, mesmo com a gravação desligada.

Limites

Cada plano inclui um número de minutos atendidos por mês, e um número de chamadas ao mesmo tempo.

• Aos 80% recebe um email.
• Aos 100% o atendedor deixa de atender e quem liga ouve uma mensagem educada.

Uma chamada nunca é cortada a meio por causa do limite: se não houver minutos suficientes para uma conversa útil, a chamada não é atendida de todo.